Ofis meneceri hər bir şirkətdə həqiqətən əvəzolunmaz şəxsdir, çünki ofisin rahat iş axınına və həyat təminatına nəzarət edən şəxsdir. Gecə belə bir mütəxəssisi oyandırsanız belə, o, bu həftə hansı işlər görüldüyünü, hansı işlərin görülməsi lazım olduğunu və vacib tərəfdaşlıqlarla bağlı aydın şəkildə cavablandıracaq.
Bu peşəyə üzrə tələb olunan biliklər, vəzifələr və məsuliyyətlər nədir – bu və digər vacib suallara məqaləmizdə cavab verəcəyik.
Ofis meneceri peşəsinin xüsusiyyətləri
Ofisin işini optimallaşdırmaq və şirkətin ümumi məhsuldarlığını artırmaq üçün ofis meneceri vəzifəsi tətbiq edilmişdir. Sadəcə olaraq, digər mütəxəssislər əlavə işlərdən azad edilir, vəzifə öhdəlikləri inzibati və təsərrüfat funksiyalarının yerinə yetirilməsi, menecerə kömək və ofis işləri daxil olmaqla bir ofis meneceri adlı tam ştatlı bir vəzifə yaradılır.
Məlumatı həmkarlarına çatdırmaq menecerin vəzifəsi olduğundan, o, ən çox şirkətin rəhbərinə, onun müavininə və ya kadrlar şöbəsinin müdirinə hesabat verir.
Bu gün bu peşənin mütəxəssisləri həm kiçik, həm də böyük şirkətlərdə asanlıqla iş tapırlar. Bu çətin iş olmasa da, kifayət qədər məsuliyyətli, həyəcanlı və maraqlıdır – çünki ofis menecerinin hər iş günü əvvəlki kimi deyil, tapşırıqlar həmişə yenidir və onları həll etmək maraqlıdır.
Ofisin həyatına və problemlərinə qərq olan menecer şirkətin istiqamətini dərindən öyrənmək və gələcəkdə özünü daha prestijli bir mövqedə reallaşdırmağa çalışmaq üçün unikal imkan əldə edir.
Ofis menecerinin əsas vəzifələri
Ofis menecerinin vəzifələri ona həvalə edilmiş vəzifələrdən, səlahiyyətlərdən və məsuliyyət səviyyəsindən irəli gəlir və buna görə də birbaşa şirkətin fəaliyyət sahəsindən asılıdır. Ancaq bir işçi kimi əsas məqsədi müəssisənin xeyrinə bütün ofis işlərini keyfiyyətlə təşkil etməkdir. Bunun üçün mütəxəssisə lazımdır:
- əməkdaşlar və müştərilər üçün rahat atmosfer yaratmaq;
- işçilərin və ofis xidmətlərinin işini əlaqələndirmək;
- ofisi lazım olan hər şeylə təchiz edilməsini təmin etmək.
Müasir dövürdə CRM proqramları ofis menecerlərinin işlərinin demək olar ki, böyük hissəsin rahatlaşdırır və ya onları əvəz edir, bunu nəzərə almaq mütləqdir.
Bu iş üçün hansı şəxsi keyfiyyətlər tələb olunur?
Bütün ofisin həyatını keyfiyyətlə idarəetmək asan deyil. Ofis menecerinin işi ağır iş yükü və dinamik templə əlaqələndirilir, buna görə də işçinin aşağıda qeyd edilən tələblərə sahib olması mütləqdir:
- məsuliyyət (müxtəlif tapşırıqların aydın və vaxtında yerinə yetirilməsi üçün qərarlar qəbul etməli və məsuliyyət daşımalı olacaqsınız);
- multitasking rejimində işləmək bacarığı;
- ünsiyyətcillik (bu peşənin insanı insanlarla işləməyi sevir, həmişə nəzakətli, mehriban və ünsiyyətcildir);
- əla yaddaş (yaxşı ofis meneceri bir çox işi ağlında saxlayır və onları vaxtında necə həyata keçirəcəyini bilir);
- təşkilatçılıq bacarığı;
- stressə davamlılıq (bəzən münaqişə vəziyyətlərini həll etməli və müxtəlif insanlarla işləməlisiniz);
- punktuallıq (rəhbərin özünə güvənmək mümkün olmadıqda ofisin əlaqələndirilmiş işini təşkil etmək mümkün deyil);
- səliqə və layiqli görünüş (məsələn, ofis menecerinin vəzifələrinə müştərilərlə görüş daxildirsə, o zaman səliqəsizlik və ya itaətsiz makiyaj qəbuledilməzdir).
Ofis meneceri nəyi bilməli və bacarmalıdır?
Yalnız ilk baxışdan ofis menecerinin iş fəaliyyəti bir çox bacarıqların olmasını nəzərdə tutmur. Əslində, peşəkar vəzifələri mükəmməl yerinə yetirmək üçün bilməli olduğunuz əsas 10 amil bunlardır:
- ofis işinin və iş prosesinin əsasları (işgüzar yazışmaların aparılması, hesabatların tərtib edilməsi, zənglərin və məktubların qəbulu və qeydə alınması, sənədlərin saxlanması üçün hazırlanması);
- ofis proqramları (məsələn, Word və Excel);
- ofis avadanlığından (skaner, printer, surətçıxarma və digər avadanlıqlardan) istifadə qaydaları;
- planlaşdırma üsulları (əgər mütəxəssis ofis ləvazimatlarının alınmasına və ya işçilərin işinə nəzarətin həyata keçirilməsinə cavabdehdirsə);
- idarəetmə;
- kadrların idarə edilməsi üsulları;
- inzibati-təsərrüfat fəaliyyətinin üsullarını;
- konfliktologiya və psixologiya;
- Xarici dil (xarici şirkətlərlə qarşılıqlı əlaqədə olan şirkətlərdə işləyərkən lazım ola bilər);
- işgüzar ünsiyyət etikası.
Necə ofis meneceri olmaq olar?
Bəzi işəgötürənlər işə müraciət edərkən xüsusi təhsil tələb etmir, ancaq tapşırıqların öhdəsindən gəlmək üçün sizə lazım olan bacarıqları sadalayır.
Əgər sizin böyük planlarınız varsa və ofis meneceri vəzifəsi ilə qane olmayacaqsınızsa, o zaman “Menecment” ixtisası üzrə ali təhsil almalı və ya müvafiq ixtisaslaşdırılmış hazırlıq kurslarını keçməlisiniz.
Mərkəzimiz bu ixtisas üzrə peşəkar ofis menecerləri hazırlayır . Təlim prosesində tələbələrimiz ofis işinin aparılması qaydaları və şirkətin inzibati-təsərrüfat fəaliyyətinin yüksək keyfiyyətlə təşkili ilə tanış olur, işgüzar etiket və münaqişəli vəziyyətlərin həlli yollarını öyrənir, MS office proqramları, ofis avadanlıqları ilə işi və ümumi işə nəzarəti mənimsəyərlər. Təlim 4 ay davam edir, bundan bilik və bacarıqların təyin edilməsi ilə bağlı praktik və nəzəri (test) imtahanın keçdikdən sonra məzunlar sertifikat əldə edirlə və ofis meneceri kimi işə başlamağa hazır olurlar.
Bu peşənin üstünlüyü var, karyera planlamanızda ilkin, lakin həlledici addım ola bilər, çünki sadə iş prosesində hər hansı bir işin sirlərini və xüsusiyyətlərini dərindən öyrənə, bu sahədə bilik və əvəzolunmaz təcrübə əldə edə bilərsiniz.
Ümid edirik ki, məqalə faydalı oldu şərd yazıb qiymətləndirmə edərək dəstək olmağınızı xahiş edirik. Ofis meneceri kursu ilə bağlı bizə müraciət edə bilərsiz.
“Ofis meneceri kimdir? Ofis meneceri olmaq üçün nə lazımdır?” 1 rəy